Lampionnentocht

Doelgroep: Overig
Leeftijd: Alle leeftijden
Aantal deelnemers: 800
Aantal begeleiders: 15
Periode: Winter
Locatie: Buiten
Benodigd budget: 600 euro

Over het project

Dit is een lampionnentocht in de weken voor de kerst. Na afloop van deze tocht wordt de kerststal geopend. De tocht is een wandeling van ongeveer 2 km lang door het park, gelegen naast de kinderboerderij (deze tocht kan natuurlijk ook gehouden worden in een wijk). Ieder kind krijgt aan het begin van de tocht, gratis/tegen vergoeding, een lampion. Naast de route staat een koor dat kestliedjes zingt en een blaaskapel dat kerstliedjes speelt. De tocht wordt geopend met vuurwerk en afgesloten met warme chocomelk en beschuit met muisjes (voor de geboorte van Jezus).

DOEL VAN HET PROJECT:

Een leuke avond voor het gezin waarbij de kerststal geopend wordt.

Organisatie

VOORBEREIDING:

– Lampionnen inkopen (400 stuks/afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Waxinelichtjes inkopen (400 stuks/afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Aanstekers inkopen
– Chocolademelk inkopen (afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Beschuiten inkopen (afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Boter inkopen (afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Muisjes inkopen (voor op de beschuiten)
– Plastic bekers inkopen (afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Servetten inkopen om de beschuit op te serveren (afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Promotie materiaal maken (flyers, verhaaltje voor op de website, persbericht)
– Koor zoeken (die tijdens deze avond willen zingen)
– Blaaskapel zoeken (die tijdens deze avond willen spelen)
– Route uitzetten (van ongeveer 2 km lang)
– Verkeersregelaars instureëren
– Blusdekens aanschaffen (1 á 2 stuks)
– Welkomst speech voorbereiden
– Microfoon en versterker huren (voor eventuele speech)
– Sfeerlampjes ophangen (langs de route)
– Evenementenvergunning aanvragen
– Tafels en stoelen klaarzetten (voor na afloop van de tocht)
– Chocolademelk opwarmen

UITVOERING:

18.15 uur – Uitdelen van lampionnen (deze ook aansteken)
18.30 uur – Welkomst speech
18.45 uur – Start van de tocht
19.00 uur – Einde tocht, afsluiting met warme chocomelk en beschuit met muisjes
20.00 uur – Afsluiting van de avond

EVALUATIE:

Tijdens de nieuwjaarsborrel wordt de lampionnentocht geëvalueerd en genotuleerd. Deze notulen wordt bewaard in het archief en eventuele aanpassingen worden doorgevoerd in het draaiboek van de lampionnenoptocht.

Locatie en begeleiding

BESCHRIJF DE LOCATIE:

In het park naast de kinderboerderij. Deze tocht kan natuurlijk ook in de wijk gehouden worden.

TAKEN BEGELEIDING VAN DE KINDERBOERDERIJ:

– 2 coordinatoren: deze personen regelen de vergunning bij de gemeente, zijn de gehele dag oproepbaar via mobiele telefoon en portofoon, zetten de route uit.
– 4 personen met BHV: zij lopen tijdens de tocht tussen de deelnemers en hebben blusdekens bij.
– 4 personen: delen de lampionnen uit en steken deze aan.
– 6 personen: zijn verantwoordelijk voor de ‘bar’, zij maken de chocolademelk warm, smeren de beschuiten en delen dit alles uit.

HERKENBAARHEID ORGANISATIE:

– Naamkaartjes
– Bodywarmers (met het logo van de kinderboerderij)
– Reflecterende hesjes (voor de verkeersregelaars)

PROMOTIE DOOR:

Op de kinderboerderij zelf | Via de website | Via de lokale pers

Materialen, middelen en dieren

BENODIGDE VASTE MIDDELEN:

– Lampionnen (400 stuks/afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Waxinelichtjes (evenveel als het aantal lampionnen)
– Aanstekers (om de waxinelichtjes aan te steken)
– Fakkels (om naast de route te zetten)
– Wegwerp bekers (1000 stuks/afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Servetten (1000 stuks/afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Beschuiten (1000 stuks/afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Pannen om de chocomelk warm te houden (2 stukes/afhankelijk van het aantal deelnemers)
– Pollepels om chocomelk in te gieten
– Lampjes om de route te versieren
– Bouwlampen (verlichten van het park)
– Microfoon + versterker (voor het houden van een speech)
– Zaklantaarns (voor de begeleiders)
– Veiligheidshesjes (voor de verkeersregelaars)
– Tafels (om de chocomelk en beschuit met muisjes uit te delen)
– Stoelen (afhankelijk van het aantal deelnemers)

Overige opmerkingen

• Een evenementenvergunning is nodig om dit evenement uit te voeren.
• Het project is nu gericht op kerst, dit hoeft natuurlijk niet. Het kan namelijk ook een algemene lampionnentocht zijn.